当前位置:首页  国际交流  规章制度
哈工大主办(承办)国际会议管理办法
发布人:系统管理员  发布时间:2015-07-29   浏览次数:152
 

主办(承办)国际会议管理办法

一、项目申报

1、我校各单位在哈尔滨主办或承办实际与会外宾人数在20人以上的高层次、高水平的国际性学术会议。

2、各院系及相关部处按年度向国际合作处提出申请。国际合作处每年度受理两次,至少在会议召开前6个月提交申请(按国家相关文件要求,我校部分会议召开需经工信部审批),第一次受理时间为41日至430日,第二次受理时间为101日至1031日,已经召开的会议不接受补报。

3、申请单位应在国际合作处网站在线填写《哈尔滨工业大学承办国际会议项目申请表》(以下简称《申请表》)和《举办国际会议申请卡》。经院系负责人签署意见并单位盖章后将上述材料报国际合作处。

二、项目资助

1、实际与会外宾人数在20--50人的高层次、高水平的国际性学术会议资助额5万元;实际与会外宾人数在50人以上的高层次、高水平的国际性学术会议资助额10万元;每年固定的序列、双边学术研讨会资助额度为1-2万元;申请单位第一次承办国际大型重要学术会议,可酌情增加资助额度。

2、在提出申请之前,必须明确有关内容:会议主题、会议议题、举办日期、初步日程;会议规模、大会主席名单、程序委员会/组织委员会组成名单、特邀报告者名单;如有协办或承办单位,须列出单位简介;会议预算及来源。

三、项目执行

1、专项基金开支范围仅限于符合相关文件要求的大会特邀报告者、国际著名学者等的差旅费、会议资料费、论文印刷费、会场费等。

2、专项基金必须专款专用,实报实销。专项基金所资助的国际会议论文集应注明哈尔滨工业大学“国际化基金”资助。主办/承办单位在会议结束一个月内将会议决算、会议论文集和会议总结报国际合作处,国际合作处将对资金使用情况进行验收。

3、学校鼓励会议主办/承办单位采用现代会务模式,会议形式应务实从简,杜绝浪费,提高主办/承办能力和质量。

四、本办法自20155月起执行(以项目具体执行时间为准),具体由国际合作处负责解释。

项目联系人:刘铭辉   电话:86402516

                                           国际合作处

                                           20154

 

哈工大主办(承办)国际会议管理办法.rar