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哈工大资助教师出国参加重要国际会议管理办法
发布人:系统管理员  发布时间:2015-07-29   浏览次数:292
 

附件1

资助教师出国参加重要国际会议管理办法

一、项目申报

1、申请者是45周岁以下(含45周岁)我校在编在岗教师(含与我校签订长期合同的外籍教师)
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、申请者参加的国际学术会议必须是国际权威学术组织召开的序列学术会议,该会议需由本行业(领域)知名学会主办,由一流大学或一流研究所承办;

3、邀请信或会议通知中需明确说明申请者是否在大会上作口头学术交流(oral presentation),被会议收录的论文需为第一作者(如第一作者为学生且学生本人没有申请学校其他资助,可为第二作者),论文单位署名为“哈尔滨工业大学”。

435周岁以下(含35周岁),具备博士学位的青年教师,张贴Poster即可,无需要求做口头报告;

5、申请者需具备相应的外语水平,能自由会话、宣读论文和进行会内外学术交流;

6、论文必须按照保密工作要求经学校相关部门审核同意发表;

7、申请者应具备博士学位;不具备博士学位者,应具有副教授及以上职称;

8、每人每年获得资助次数不超两次,每篇论文只能有一人申请资助。

9、在香港、澳门、台湾及中国大陆所召开的国际会议不在资助范围内。

二、项目资助

国际合作与交流基金资助的国际旅费标准为:亚洲国家不超过 5000 元人民币,其他国家不超过 10000 元人民币;参加国际会议注册费标准为:不超过 500 美元。上述费用需本着勤俭节约的原则,经费由申请人垫付,在标准内实报实销,教师须持公务护照执行项目。

三、项目执行

1、申请者登录国际合作处网站进行在线申请提交,请牢记项目ID号和密码以便后期查改,打印并院系签字盖章。除申请表外,还需附以下材料:(1)会议给申请者的邀请信(复印件);(2)论文被国际学术会议接收并受邀做口头报告的证明;(3)会议注册费收取标准;(4)被收录论文。请在会议召开前两个月递交申请。申请材料齐全后送至行政楼500办公室;(5)如果教师参加国际会议使用的论文第一作者是学生,且学生本人没有申请学校其他资助,则需附学院盖章签字的情况说明。

2、国际合作处每月 1-20 日接受申请(不接收出国开会回来后的后补申请材料),每月 30 日后点击“在线查改/查询”,输入“项目ID号”和“密码”查询审批结果(不含休息日、法定节假日和寒暑假)。

3、项目执行结束后,请于两周内将会议总结(中文不少于500字。英文总结摘要,不少于300字,两张以上参会照片)发送至邮箱:meetingabroad@hit.edu.cn

4、总结提交后,可携带粘贴好的相关报销票据(机票发票、机票行程单、会议注册费收据、护照首页及签证页、出入境中国边检章页复印件、邀请信复印件)到行政楼500办公室办理审核手续,国际合作处每周三、五受理报账审核手续。

四、本办法自20159月起执行(以项目具体执行时间为准),具体由国际合作处负责解释。

项目联系人:冯扬   电话:86417713

                                           国际合作处

                                           20154

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